這場實體活動,是設計給一般團隊的
讓沒有用敏捷開發的團隊,也能馬上用上的敏捷開會技巧

由台灣敏捷專家協會 理事長Percy主講

每週都開週會,公司要花30萬小時的成本

 
在活動一開始,Percy先引用了HBR的調查數據,指出開會其實是非常花時間的
「如果公司每週都開週會,一年將會花上三十萬個小時」
數字會這麼驚人,是因為從最高層主管開始,會一層一層向底下的員工要求提出報告資料

為了挽救寶貴的時間,Percy提出了幾個要注意的事項和解答

  • 開會要多少人才好?
    • 如果兩個pizza不夠吃,那就是人太多了
  • 開會要有誰一定要參與?
    • 話事人 (決策者,The Decision Maker)
    • 知事人 (有點子的人,The Idea Maximizer)
    • 當事人 (事情跟這人有關的人,The One Involved)
    • 記事人 (會議記錄,The Scribe)
  • 限制很重要
    • 如果沒有限制,開會就會無邊際的討論下去,造成時間浪費
    • 這四件事情很重要:會議目標、討論和決策的規則、要蒐集的資料有哪些、討論的時間和範圍限制
  • 站起來開會,效率更高
    • 站著開會可以縮短34%的時間
  • 電子產品是毒藥
    • 人在不同任務中切換時,會降低高達50%的效率和準確度
    • 電子產品會造成分心,簡報的簡報,台下用電腦的用電腦、滑手機的滑手機
    • Percy試過,借一個電梯前的空間,把白板放在桌上,所有人用紙筆開始討論;原本要花一天的會居然只要26分鐘就開完了。
  • 線上開會是最糟糕的事情
    • 開會時會同時做其他事情、寄email、看社交網站、傳訊息…等等
  • 最有效的開會,就是不要開會
    • 若你不知道要不要去開某一場會,可以想想這個問題。「如果我今天生病到無法去開這場會,這場會議會需要取消重新改時間開嗎?」
    • 如果答案是no,那你應該就不用去開這場會了
  • 沒有會議的議程,就不要開會
    • 會議議程可以用5W1H去幫助思考

講完了第一段,Percy讓大家在紙上畫出會議的議程

(畫法請見pdf第20頁開始)
接著Percy提了會議討論時可以用的技巧
還有會議做決定的時候,要怎麼跟大家把事情喬定才行
這次的活動就在短短的兩小時中圓滿結束
未來我們也會邀請Percy和其它的敏捷專家們,舉辦類似的工作坊活動
(小編私心希望時間可以長一點,實在是意猶未盡阿XD)